|
Entegre Yönetim Sistemi: QDMS ISO 9001 -2000 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi ve OHSAS 18001 İş Güvenliği Yönetim Sistemi, ISO 22000 ve benzeri standartların öngördüğü dokümantasyon altyapısını sağlar. Uygulama tamamen modüler ve parametrik yapıda olup, Baz modül ve Doküman yönetimi modülünden başlayarak, modüller istenildiği zaman ve istenildiği sırada devreye alınabilmektedir. Kullanıcılar uygulamaya Internet Explorer kullanmak suretiyle erişerek işlemlerini gerçekleştirmektedir. Sistem aynı zamanda arka planda e-mail tabanlı bir iş akışı sistemi (Workflow) de içermektedir. Kullanıcı bilgisayarlarına herhangi bir program kurulmamaktadır. Bu sayede, Uygulama, uzak lokasyonlardan ve hatta Internet üzerinden de kolaylıkla kullanılabilmektedir. (Internet kullanımı için güvenli erişim sağlanması tavsiye edilir.) Şu anda, 125 civarında kalite öncüsü firmada yaklaşık 160..000 uç kullanıcı tarafından kullanılmaktadır. DOKÜMAN YÖNETİMİBu modülde Dokümanların hazırlanması, bu dokümanlarda yapılacak revizyonların versiyon mantığında sistemde tutulması, kullanıcıların bu dokümanlara yetkileri dahilinde ulaşabilmesi ve dokümanda değişiklik yapıldığında ilgili kişilerin değişiklik hakkında bilgilendirilmesi (dağıtım matrisine uygun olarak) sağlanmaktadır. Sistemde yer alan aktarım fonksiyonu ile mevcut dokümanlar tek tek ya da topluca sisteme aktarılabilmektedir. Dokümanlar elektronik ortamda kullanıcıların alışkın oldukları Word, Excel, Visio, Powerpoint, PDF veya başka formatlarda hazırlanabilmekte ve güncellenebilmektedir. Doküman İlavesi, Doküman Revizyonu ve İptali işlemlerine ait talepler sistemde izlenmekte, tüm yetkili onaylar alınana kadar hazırlanan bu dokümanlar tamamen taslak olarak tutulup diğer kullanıcıların kullanımına kapalı olmaktadır. Dokümanın sistemde hangi statüde beklediği, dokümanların özet listeleri, dağıtıma gönderilen kişilerin dokümanları okuyup okumadıkları gibi pek çok farklı alanda raporlar elde edilebilmektedir. Uygulama tamamen parametrik yapıda olup, kullanıcıların satıcı firmaya bağımlı olmadan kolaylıkla yeni doküman grupları eklemeleri ve düzenlemeleri mümkündür. DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYETLER Firma içinde tespit edilen uygunsuzlukların ya da İyileştirmelerin takibinin yapıldığı modüldür. Bu modül Müşteri Şikayetleri ve Denetim Faaliyetleri ile entegre çalışmaktadır. Uygunsuzluk/iyileştirme tespit edilip sisteme girişi yapıldıktan sonra yine istenirse onaya gönderilebilmekte ve onaydan geçtikten sonra DÖF açılmaktadır. Düzeltici ya da Önleyici Faaliyet belirlendikten sonra Problemi çözecek kişi/kişiler Gelişme Raporu girmekte ve sırasıyla Kök Neden analizi yaparak, Aksiyonlar Planlayabilmektedirler. Planlanan Aksiyonlar işi yapması gereken kişiye yine her zamanki gibi mail ile bildirilmektedir. Bu kişiler maildeki linki tıkladıklarında sisteme direk olarak bağlanarak yapmaları gereken işlemi ekranlarında görebilmektedirler. Girilen tüm verilerin Raporları ve Grafiklendirmesi Sistem tarafından otomatik olarak yapılmaktadır. Bu bilgiler Excel ortamına da aktarılabildiği için Sisteme girilen bilgiler istenildiği gibi yönetilebilmektedir. DENETİM FAALİYETLERİ Bu modülde İç ve Dış Denetimler takip edilebilmektedir. Denetimler tanımlandıktan sonra Baş denetçi tarafından Denetim Detay Planı yayınlanmakta ve Denetim Bulguları girildikten sonra sistemde Denetim Raporu otomatik olarak oluşturulup yayınlanarak, Denetim iş emri kapanmaktadır. Denetim Faaliyeti ile Döf entegre çalışabilmekte, bulunan uygunsuzluklara sistemde otomatik olarak DÖF açılabilmektedir. Denetim Faaliyeti ile ilgili farklı formatlarda raporlar alınabilmekte, tüm Denetimlerin iş emirlerine ve tarihçelerine bu raporlardan ulaşılabilinmektedir. ANKET MODÜLÜ Şirket içinde kullanılabilecek her türlü anket sistemde oluşturulabilinmektedir. Örneğin Personel Memnuniyet Anketi, Yemekhane Anketi, Servis Anketi vs. Oluşturulan anketlerde kullanıcıların verdikleri cevapların gizliliği sağlanabilmektedir. Kullanıcıların doldurmaları gereken anket otomatik olarak maillerine düşmekte, mailindeki sayfayı doldurduklarında bu bilgiler yine otomatik olarak sisteme işlemektedir. Toplanan tüm verilerin raporları ve Grafiklendirmesi yine sistem tarafından otomatik olarak sağlanmaktadır. GENEL AKSİYON YÖNETİMİAksiyon Yönetimi, bir iş ile ilgili (Toplantı, Proje Yönetimi vb.) termin tarihinin, işi yapacak kişinin ve görevinin planlanarak takibinin yapıldığı modüldür. Aksiyon Planı yapıldıktan sonra aksiyonla ilgili istenildiği kadar İş Planı yapılabilmektedir. Tanımlanan İş Planları aksiyon olarak kişilerin maillerine düşmekte yine bu maillerdeki linki tıklayarak kullanıcılar direk işi tamamlayacakları yere yönlendirilmektedirler. Aksiyonların İş Planları yapılırken Bütçe Planlamanı da yapılabilmekte ve etkinlik yüzdeleri tanımlanabilmektedir. Projenin İş Planları bazında fiili tamamlanma yüzdesini sistem otomatik olarak hesaplamaktadır. Ana aksiyonlar ve bu aksiyonların İş Planları bazında raporlar elde edilebilmektedir. İç ve Dış Kalibrasyonların iş emri bazında takip ederek raporlarının alındığı modüldür. Cihazlar sisteme tanımlandıktan sonra her kalibrasyon iş emri olarak takip edilmekte ve aylık ya da istenilen periyotlarda toplu olarak iş emri üretilebilmektedir. Her iş emri oluştuğunda Kalibrasyon Sorumlusuna ve Cihaz Sorumlusuna sistem mail üretir. Kalibrasyon Sorumlusu sonuçları sisteme girdikten sonra bu verileri ve Master Planları rapor olarak elde edebilmekte ve bu raporlar Excel e de aktarılabilmektedir. Kalibrasyon sertifikaları saklanabilmekte, bir cihaza yapılan kalibrasyonların tarihçesi alınabilmektedir. Bu modülde İşletmenin Operasyonel ya da Destek birimlerinin Süreçlerinin takibi ve raporlaması yapılır. Performans Parametreleri ve periyotları ile birlikte Süreçler sistemde tanımlanmakta, ölçüm periyotlarında veriler girildikten sonra bu verilerin Grafiklendirmesi sistem tarafından oluşturulabilmektedir. Sistemde Topluca süreç verilerinin, Performans Parametrelerinin, uygulama yerlerinin ve girilen verilerin bütün olarak görülebildiği raporlar elde edilebilmektedir. İş Güvenliği açısından işletme faaliyetleri sırasında oluşabilecek tehlikelerin belirlenmesi, bu tehlikelerin ve risklerin analiz edilerek mevcut kontroller yoluyla değerlendirilmesi sağlanarak işlemlerin takip edildiği modüldür. Oluşturulan Risk Formuyla Yasal gereklilikler bağlanabilmekte ve girilen veriler sonucunda Risk büyüklüğünü sistem otomatik olarak oluşturmaktadır. Risk Büyüklüğünde çıkan sonuca göre Önlemler ile Doküman, Döf, Aksiyon ve İş Güvenliği Yönetim Programı arasında entegrasyon kurulabilmekte, İş Planları oluşturulabilmektedir. Tüm Riskler tek bir rapordan görülebilmekte, Önlemler ve Riskler istenilen periyotlarda revize edilebilmektedir. Bu modülde Çevre üzerinde etkisi olan boyutları ya da uygunsuzlukları ortaya çıkarmak için belirlenen yöntem ve formlar takip edebilir, yapılan faaliyet sonuçlarının boyutlara olan etkilerini gözden geçirebilir ve eylem planlarınızı bu doğrultuda oluşturabilirsiniz. Çevre formları Yasal gerekliliklerle bağlanabilmekte, bu forma tespit edilen veriler girildiğinde sistem Çevresel Boyutların Büyüklüğünü otomatik olarak hesaplamaktadır. Çevresel Boyutların Büyüklüğünde çıkan sonucu göre Önlemler ile Doküman, Döf, Aksiyon ve Çevre Yönetim Programı arasında entegrasyon kurulabilmekte, İş Planları oluşturulabilmektedir. Çevre Değerlendirme formları istenilen aralıklarda revize edilebilmekte, detayları ve revizyonları tek bir rapordan görülebilmektedir. Şirket içinde ve dışında gerçekleşen Eğitimlerin tanımlanarak takibinin sağlandığı modüldür. Yapılan eğitimler oturumları, eğitimcileri, katılımcıları ve yerleri ile birlikte sisteme tanımlandıktan sonra eğitime katılması gereken kişilere sistem otomatik olarak mail üretir. Eğitim Koordinatörü tarafından eğitimlerin sonuçları sisteme girildikten sonra, istenilen tüm detaylarda Eğitim Raporları sistem tarafından oluşturulmaktadır. |