Ensemble Stratejik Planlama ve Performans Programı Yönetim Sistemi çözümü 5018 sayılı kanun ile bu kanun doğrultusunda Devlet Planlama Teşkilatı ve Maliye Bakanlığının hazırlamış olduğu kılavuz ve yönetmeliklere uygun olarak, kamu kurumlarının orta ve uzun vadeli stratejik planları ile performans programlarını hazırlamalarını ve izlemelerini sağlamak üzere geliştirilmiş bir uygulamadır. Sistem üst düzey yöneticilerden her seviyede çalışanlara kadar tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilmektedir. 

Sistem Stratejik Plan yanında 17 Temmuz 2008 tarihinde Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yayınlanan Performans Programı Hazırlama Rehberi’nde yer alan yapıda Birim ve İdare Performans Programları ile bunlarla bağlantılı olarak İdare Bütçesinin oluşturulmasını desteklemekte, rehberin ekinde yer alan tüm tabloların oluşturulmasına imkân sağlamaktadır. Yine sistemde Performans Esaslı Bütçeleme Rehberinde yer alan formatta Birim ve İdare Faaliyet Raporları oluşturulabilmektedir. 

Uygulama kuruluşların farklı yapı ve ihtiyaçlarına uyarlanabilen esnek ve parametrik bir altyapıya sahiptir. Girdilere değil hedeflenen sonuçlara odaklanılmasını sağlayacak şekilde, stratejik planın düzenli olarak gözden geçirilmesi ve değişen şartlara göre uyarlanmasını kolaylaştırır. Stratejik planlama için disiplinli ve sistematik bir altyapı sağlar. Performans sonuçlarının nasıl ve ne ölçüde gerçekleştirildiğinin izlenmesine, değerlendirilmesine ve denetlenmesine temel oluşturur. Uygulama sürece, kurum içinde planlamadan izlemeye kadar en üst düzey yetkiliden başlayarak her düzeydeki ilgili personelin katkı ve katılımını sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Bu sayede stratejik planın yılda bir kez hazırlanan bir belge olmaktan çıkarılması, sahiplenilmesi ve eyleme geçirilmesi yanında, stratejik planlama sürecine de odaklanılması sağlanmış olur. 

Uygulamanın kuruma faydaları şunlardır;

·         Kuruluşun tüm çalışanlarının planlama çalışmalarına katılmasını ve sahiplenmesini sağlamak suretiyle katılımcı bir süreci mümkün kılar,
·        Stratejik Planlama ile ilgili tüm faaliyetleri içerdiğinden stratejik planlama sürecinin kısalmasına yardım eder ve iş yükünü azaltır,
·         Hedef, amaç ve plan genelinde toplam tahmini maliyetlerin belirlenmesine yardım eder,
·         Kaynaklar paralelinde faaliyet ve projelerin öncelikler çerçevesinde planlanmasını sağlar,
·         Stratejik plandan yararlanılarak yıllık Birim ve İdare performans programlarının oluşturulmasını kolaylaştırır,
·         Performans Programı – Bütçe İlişkisinin kurulmasına yardım eder,
·         Performans Göstergelerinin tanımlanmasını, verilerin toplanmasını ve periyodik olarak raporlanmasını sağlar,
·         Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasını kolaylaştırır,
·         Performans izleme birimlerinin iş yükünü azaltır, iletişimi hızlandırırken iletişim kalitesini arttırır,
·         Sağlıklı ve tutarlı raporlama ortamı sunar. 

Ensemble Stratejik Planlama ve Performans Yönetimi uygulaması Microsoft Windows ortamında ASP.NET ve C# dili ile web ortamında geliştirilmiştir. SQL-server veya Oracle veritabanları üzerinde çalışabilmekte, her türlü veritabanı ortamındaki kurumsal uygulamadan performans verisi alabilmektedir.  

Sistemde yer alan modüller aşağıdadır.  

Stratejik Plan ve Performans Programı Yöneticisi   Stratejik Plan ile Birim ve İdare Performans Programlarının tanımlandığı ve yönetildiği bölümdür. Sistemde kurumun organizasyonel hiyerarşisi de tanımlanarak stratejik planda yer alan proje ve faaliyetler ile performans göstergelerine Kurumsal, departmansal veya kişisel karne mantığı ile erişilebilmektedir. Burada Stratejik Amaçlar, Stratejik Hedefler, Performans Göstergeleri, Projeler ve Göstergeler tanımlanarak organizasyondaki sorumlular ile ilişkilendirilir. Gerçekleşen performans verileri manüel veya istenirse kurumsal veritabanlarından otomatik olarak belirlenen kriterlere göre alınarak alarm ve uyarılar, görsel ve nitel tanımlamalarla ilgililere ve sorumluların bilgisine sunulur. Sistem kurumun Stratejik Plan ve Performans Programı hiyerarşisinde yer alan seviyelerin parametrik olarak tanımlanmasına ve yapılandırılmasına imkân sağlar. Performans Programı Stratejik Plan hiyerarşisi üzerinden raporlanırken faaliyet ve projelere ilgili birimler sorumlu olarak tayin edilir. Performans programında yer alan faaliyet ve projeler analitik bütçe kodları kırınımında planlandığı takdirde bütçeye esas teşkil edecek bilgiler de oluşturulmuş olur. 

Stratejik Plan ve Performans Programı modülünün diğer özellikleri aşağıda sunulmuştur;

·         Personel, Organizasyon ve rollerin parametrik olarak tanımlanması,
·         Stratejik Plan Hiyerarşisinin (Stratejik amaç, hedef vb.) esnek ve parametrik olarak tanımlanması,
·        Stratejik Planın organizasyon hiyerarşisi üzerinden de otomatik raporlanması
·         Balanced Scorecard mantığında Kurumsal, Departmansal karnelerin izlenmesi ve raporlanması,
·         Hedeflere bağlı ana faaliyet/proje tanımlama, maliyet ve fiziki gerçekleştirme hedefleri tanımlama, bütçe bilgileri tanımlama,
·         Hedefler için performans göstergesi tanımlama,
·         Performans göstergelerinin yönetimi,
·         Birim ve İdare Performans Programlarının hazırlanması,
·         Maliyet ve bütçe ilişkisi kurularak Bütçe tablolarının oluşturulması,
·         Proje/Faaliyet planlama,
·         Proje/Faaliyetlerin fiziksel tamamlanma ve mali gerçekleşme bilgileri,
·         Performans göstergesi periyodik gerçekleşmeler,
·         Kurumsal Sistemlerden veri alımı,
·         İlerleme ve sonuçların değerlendirilmesi (liste ve raporlar),
·         Stratejik Planın Revizyonu. 

Sistem Temmuz 2008 tarihinde yayınlanan Performans Programı Hazırlama Rehberinde yer alan tüm tabloları girilen bilgilerden yararlanarak otomatik olarak oluşturabilme özelliğine sahiptir. Ayrıca Belediyelerin 4’er aylık dönemlerde Valilik veya Kaymakamlıklara gönderdiği Proje raporlarını da otomatik olarak üretebilmekte, istenirse EXCEL formatına da çevirmektedir. 

Performans İzleme 

Kurum genelinde kullanılan performans göstergelerinin tanımlandığı ve yönetildiği bölümdür. Tanımlanan göstergeler daha sonra ihtiyaç duyulan plan ve performans programına refere edilerek kullanılır. Performans göstergeleri ile ilgili genel parametreler olan dönemler ve değerlendirme kriterleri tanımlandıktan sonra her bir performans göstergesine ait bilgilerin nasıl girileceği, sorumluları ve grafik özellikleri tanımlanır. Performans göstergelerine ait hedef, alarm, uyarı ve gerçekleşme verileri birkaç değişik yöntemle girilebilir. Bunlar elle giriş, bir formül yardımı ile başka göstergelerden hesaplama, dinamik olarak veri girişi sırasında script desteği ile otomatik hesaplama ve veritabanlarından alma olarak sıralanabilir. Veritabanı olarak her türlü veritabanına OLE DB, ODBC ile bağlanılarak veri alınabilir. Access, MS SQL Server, Oracle veri tabanları başta olmak üzere her türlü ilişkisel ve OLAP veritabanından veya veri ambarlarından zamanlanmış görevler tanımlanarak periyodik olarak veri alınabilmektedir. Gösterge yöneticisinde tanımlanan performans göstergeleri kullanıcının serbestçe tanımlayıp değiştirebildiği gruplar altında kategorize edilerek kolayca yönetilmekte, süreç haritalarında ilgili süreç adımına referans olarak tanımlanabilmektedir.  

Gösterge Yöneticisinin diğer özellikleri şunlardır; 

·         Hesaplamalarda kullanılan değişkenlerin yönetimi
·         Hesaplama Parametreleri ve Formül Tanımlama
·         Ölçüm Periyotlarının Yönetimi, Veri, Hedef ve Kıyaslama Serilerinin Yönetimi
·         Görsel ve Nitel Performans tanımlamaları
·         Veri giriş yönteminin ve sorumlusunun tanımlanması
·         Veritabanı Bağlantılarının Yönetimi, Zamanlanmış Görevler  

Faaliyet İzleme ve Raporlama (Birim ve İdare Faaliyet Raporları) 

Performans Programında yer alan proje ve faaliyetler ile performans göstergelerinin durumlarının izlendiği ve raporlandığı modüldür. Raporlar ve izleme on line olarak birim bazında yapılabilmekte ayrıca bu bilgiler Excel veya Word formatında raporlanabilmektedir. Birim ve İdare faaliyet raporları sistemde hazırlanabilmekte ve Maliye Bakanlığının yayınlamış olduğu Performans Esaslı Bütçeleme Rehberinde belirtilen başlıklar altında raporlanabilmektedir. Sistemde ayrıca Kurumun Stratejik Planı ile mevcut ve geçmiş yıllara ait Performans Programları sorgulanabilmekte, gerektiğinde bir Word dokümanı olarak çıktı alınabilmektedir.  

UYGULAMANIN GENEL ÖZELLİKLERİ 

• Personel, organizasyon ve rollerin parametrik olarak tanımlanması
• Stratejik plan hiyerarşisinin (Stratejik amaç, hedef vb.) esnek ve parametrik olarak tanımlanması
• Stratejik planın organizasyon hiyerarşisi üzerinden de otomatik raporlanması
• Balanced Scorecard mantığında Kurumsal, Departmansal ve Bireysel karnelerin izlenmesi ve raporlanması
• Hedeflere bağlı ana faaliyet/proje tanımlama, maliyet ve fiziki gerçekleştirme hedefleri tanımlama, bütçe bilgileri tanımlama
• Hedefler için performans göstergesi tanımlama
• Performans göstergelerinin yönetimi
• Maliyet ve bütçe ilişkisi
• Proje/faaliyet planlama
• Performans programı hazırlama
• Proje/faaliyetlerin fiziksel tamamlanma ve mali gerçekleşme bilgileri
• Performans göstergesi periyodik gerçekleşmeler Kurumsal sistemlerden veri alımı ilerleme ve sonuçların değerlendirilmesi liste ve raporlar Stratejik Planların revizyonu
• Manuel toplanan verilerin girilmesi için web ara yüzü
• Değişik grafik seçenekleri (çubuk, çizgi vb.)
• Fiili gerçekleşmeleri dönemsel ve kümülatif değerlendirme
• Birden fazla grafik desteği ile detay analizi yapabilme
• Görsel ve kalitatif tanımlarla performansı değerlendirebilme
• Script desteği ile hedef, alarm ve uyarı esiklerini dinamik olarak anında hesaplama